Ultimativer Guide: 27 Tipps, wie Sie effektiver mit den Anrufen in Ihrem Unternehmen umgehen

So steigern Sie Produktivität und Kundenzufriedenheit

Obwohl viele Unternehmen weitgehend oder vollständig online sind, bleibt das Telefon der wichtigste Kanal für den Kundendienst. Tatsächlich bevorzugen 60 % der Verbraucher die telefonische Kontaktaufnahme mit Unternehmen – und stellen damit den nächstbeliebten Kanal (E-Mail, 16 %) in den Schatten.

In diesem Ultimativen Leitfaden haben wir Erfahrungen aus 10 Jahren zusammengetragen, in denen wir Unternehmen dabei unterstützt haben, ihre Telefonate zu managen und den Kundenservice zu verbessern. Wir haben diesen Beitrag erstellt, um Ihnen zu helfen:

• Mehr aus Ihren Telefonaten herauszuholen und Ihren Gewinn zu steigern,
• Sich Ruhe vom ständigen Klingeln des Telefons zu verschaffen,
• Die Kundenzufriedenheit zu erhöhen,
• Die Neukundengewinnung zu steigern,
• Ihre Produktivität zu erhöhen,
• Ihr Leben als Kleinunternehmer zu erleichtern.

Wir haben alle 27 Tipps in fünf Kapitel unterteilt, damit es Ihnen leicht fällt, sie zu lesen und jederzeit auf diesen Text zurückzugreifen. Sie können den gesamten Leitfaden auf einmal lesen, sich auf die wichtigsten Kapitel konzentrieren oder einfach zu dem Abschnitt scrollen, der Sie interessiert.

Mit besten Grüßen, Ihr Team von starbuero.de

I. Produktivität steigern

1. Gespräche per E-Mail zusammenfassen

Wenn das Gespräch zu einem natürlichen Ende kommt, fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen. Wenn Ihr Anrufer Sie gebeten hat, einen Kostenvoranschlag zu erstellen, gehen Sie diesen ebenfalls durch und bestätigen Sie einen vereinbarten Zeitrahmen für eine erneute Kontaktaufnahme.

Das erhöht nicht nur die Kundenzufriedenheit. Es hilft Ihnen auch, in Ihrer E-Mail alles im Blick zu haben. Einige CRM-Systeme bieten außerdem die Möglichkeit, E-Mails direkt aus dem System heraus zu versenden. So wird diese Nachricht anschließend neben allen anderen Notizen für den Kontakt sichtbar sein. (Vielleicht können Ihnen auch Tools helfen, die KI-generierte Notizen erstellen. In unserer Firma funktioniert das Tool Jamie sehr gut für die Zusammenfassung von Meetings.)

2. Antworten auf häufige Fragen vorbereiten

Welche Fragen erhalten Sie am Telefon oder per E-Mail besonders häufig? Bereiten Sie die Antworten auf diese Fragen vor. Sie können diese Antworten dann während eines Telefonats verwenden oder als FAQ auf Ihrer Webseite platzieren. Letzteres ist aber nicht die beste Lösung – Untersuchungen zeigen, dass Menschen im Geschäftsleben immer noch persönlichen Kontakt brauchen.

Wenn Sie eine FAQ-Liste erstellen, denken Sie daran, reale Daten statt Annahmen zu verwenden! Es sollten wirklich die Fragen sein, die am häufigsten vorkommen.

Wenn Sie starbuero.de nutzen, müssen Sie nur ein Q&A Dokument zur Verfügung stellen und unsere Mitarbeiter werden diese Fragen beantworten. So sparen Sie viel Zeit und gewährleisten gleichzeitig eine hohe Qualität im Kundenservice.

3. Aktiv zuhören und Notizen machen

Wenn Sie wissen, dass jemand jeden Tag zwischen 13 und 14 Uhr Mittagspause macht, warum sollten Sie dann Ihre Zeit damit verschwenden, diese Person während dieser Zeit anzurufen? Ein Anruf dauert zwar nur eine Minute – aber wenn Sie das ein paar Mal am Tag machen, verschwenden Sie mindestens eine Stunde pro Woche.

Kurze, aktualisierte Notizen über Ihre Kunden können Ihnen eine Menge Zeit sparen. Hier sind Ideen für Notizen über Ihre Kunden, die Ihnen viel Zeit sparen können:

• Arbeitszeiten
• Mittagspausenzeit
• Bevorzugte Kontaktform (vielleicht zieht die Person E-Mails dem Telefon vor)

Das Anfertigen von Notizen während eines Gesprächs hat viele weitere Vorteile:

• Sie geben dem Kunden das Gefühl, wichtig zu sein.
• Es verbessert den Verkaufsprozess.
• Es regt zusätzliche Ideen oder Fragen an.
• Es hilft Ihnen, ein besseres (personalisiertes) Pitch Deck zu erstellen.

4. Priorisieren Sie Ihre Anrufe

Die Priorisierung von eingehenden & dringenden Anrufen ist entscheidend für eine hohe Produktivität im Unternehmen. Sie erhalten einen Anruf, der nicht sofort bearbeitet werden muss? Dann lassen Sie die Mailbox anspringen oder fragen Sie den Anrufer, wann Sie ihn zurückrufen können. Studien zeigen: Durch eine Priorisierung spart man nicht nur einige Stunden pro Woche – auch die Kundenzufriedenheit steigt.

Nicht alle Kundenanfragen sind dringend und können später bearbeitet werden. Wenn Sie zu viel Zeit mit dringenden Anrufen verbringen, fehlt häufig Zeit für die Kunden, die für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind. Die Folge? Die wichtigen Kunden springen ab … und kommen häufig nie mehr wieder.

TIPP: Mit unserem Telefonservice können Sie den Priorisierungsprozess sehr einfach gestalten. Unsere Mitarbeiter kümmern sich um eingehende Anrufe, beantworten Fragen und informieren Sie per E-Mail oder SMS. Sie können selbst entscheiden, ob der Anruf wichtig war oder nicht.

Zusätzlich können Sie mit unserer VIP-Funktion auswählen, welche Kunden für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind. Diese Kunden werden dann von Ihnen persönlich betreut. So haben Sie immer Zeit für Ihre besten Kunden und dringendsten Anfragen.

II. Technologie nutzen

5. Erfassen Sie Anruf-Statistiken

„Wenn man etwas nicht messen kann, kann man es auch nicht verbessern.“ – P. Drucker, „The Effective Executive“

Das Zitat von P. Drucker ist so aktuell wie nie zuvor. Auch wer Telefongespräche verbessern möchte, braucht Zahlen – nur so können Sie wirklich messen, was gut und was falsch läuft. Und die beste Nachricht? Heutzutage müssen Sie nicht mehr stundenlang Daten analysieren. Neue Technologien ermöglichen es Ihnen, viele Kennzahlen innerhalb weniger Minuten zu messen – und Ihr Geschäft mit den richtigen Daten gezielt zu verbessern und Ihr Einkommen zu steigern.

Wenn Sie bisher keine Metriken in Bezug auf Telefonanrufe gemessen haben, dann haben wir einige Tipps. Hier sind wichtige Kennzahlen, die Sie in kurzer Zeit erheblich verbessern können:

• Gesprächszeit: Prüfen Sie, wie viel Zeit Sie in Ihre Telefonate investieren – Unternehmer verschwenden im Durchschnitt etwa 8 Stunden pro Woche für unproduktive Anrufe! Diese Statistiken können Sie per Knopfdruck über eine App (z. B. Callyzer App) einsehen.
• Verpasste Anrufe: Mit dieser App können Sie überprüfen, wie viele Anrufe Sie in einem bestimmten Zeitraum verpasst haben. Diese verpassten Anrufe können verpasste Chancen für Ihr Unternehmen sein.
• Kundenzufriedenheit: Auch wenn es sich nicht um eine Statistik handelt, die direkt mit Ihren Anrufen zusammenhängt: Wir empfehlen die Verwendung des NPS score (Net Promoter Score) zur Messung der Kundenzufriedenheit. Sie können auch Vorlagen für Fragebögen zur Kundenzufriedenheit verwenden. Sie können den Fragebogen für Ihre Kunden dann einfach per E-Mail verschicken oder eine spezielle Software zur Messung des NPS verwenden (z. B. surveysensum, promoter.io, SurveyMonkey).

6. Filtern Sie unerwünschte Anrufe und Spam Calls

Telefonanrufe können Ihren Umsatz steigern, aber auch viel von Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Der Grund dafür sind Werbe- oder Bot-Anrufe. Noch schlimmer: Die Telefonanrufe stören Sie bei der Arbeit. Sie kosten Sie im Durchschnitt 2 Stunden pro Woche.

Wir haben eine kostenlose App-Empfehlung, die Ihnen mit diesem Problem helfen kann:

• Android App: „Should I Answer?“
• iOS App: Hiya: Caller ID & Spam Blocker

Diese Apps blockieren unerwünschte Anrufe. Hier wird eine eigene Datenbank genutzt, die auf Tausenden Bewertungen basiert. Sie können die Empfindlichkeit selbst einstellen, damit Sie sicher sein können, dass nur Spam-Anrufe blockiert werden.

7. CRM Software integrieren

Ein großer Zeitfresser bei Anrufen sind schwer zu findende Dateien. Schließlich müssen Sie häufig Informationen aus dem System oder aus E-Mails abrufen, wenn jemand anruft. Häufig müssen Sie den Anrufer dann während der Suche in die Warteschleife setzen. Das verschwendet nicht nur Ihre Zeit, sondern auch die des Kunden. Die Folge? Verringerte Kundenzufriedenheit.

Selbst wenn das Suchen der Infos nur eine Minute dauert – diese Minuten summieren sich bei vielen Anrufen pro Tag schnell. Mit einer guten CRM-Integration entfällt die Suche vollständig, da alle Informationen über den Anrufer sofort auf Ihrem Computer oder Smartphone angezeigt werden. Mit dieser Funktion können Sie die Anrufdauer schnell halbieren. Prüfen Sie, ob Ihr CRM über diese Funktion verfügt (oder fragen Sie Ihren CRM-Anbieter).

8. Geschäftliche und private Telefonate trennen

Laut einer von OnePoll durchgeführten Studie gaben 41 % der Befragten an, dass sie selbst in Mittagspausen häufig geschäftlich angerufen werden. Die Studienteilnehmer gaben an, dass sie jede Woche 4 Stunden ihrer Freizeit verlieren, weil sie auf geschäftliche Angelegenheiten reagieren müssen.

Warum das so ist? Weil für viele das private Telefon auch ihr geschäftliches Telefon ist und umgekehrt. Genauso wie das Abrufen von E-Mails in der Freizeit die Work-Life-Balance beeinträchtigt, gilt dies auch für das Entgegennehmen und Beantworten geschäftlicher Anrufe.

Aber Achtung: Einfach zwei verschiedene Nummern zu haben und das Geschäftstelefon nach der Arbeitszeit auszuschalten, ist nicht die beste Lösung. Warum? Weil potenzielle Kunden häufig zur Konkurrenz gehen, wenn Sie keine Anrufe entgegennehmen. Jeder verpasste Anruf ist eine verpasste Chance für Ihr Unternehmen.

Laut einer Studie von HubSpot sagen übrigens 90 % der Verbraucher, dass „sofortige“ Antworten „wichtig“ oder „sehr wichtig“ sind, wenn sie Fragen haben. Eine schnelle Antwort erhöht demnach die Kundenzufriedenheit, was wiederum zu höheren Einnahmen führt.

Wie also können Sie die Kundenzufriedenheit steigern, rund um die Uhr für Ihre Kunden erreichbar sein – und trotzdem Ihre Freizeit genießen?

Wir haben einen Telefonservice entwickelt, der dieses Problem für Sie löst. Mit unserem Service starbuero.de beantworten wir Ihre Anrufe wie ein Mitarbeiter Ihres Teams – und zwar 24/7. Sie zahlen nur für Arbeitsminuten & Anrufannahme (0,59 € pro Minute) und es fällt keine monatliche Gebühr an. Sie können unseren Service nur nutzen, wenn Sie im Urlaub sind oder nach Ihrer Arbeitszeit.

9. Anrufe aufnehmen

Die Aufzeichnung von Anrufen ist ebenfalls ein wichtiger Tipp, um Ihren Kundendienst zu verbessern. Schließlich können immer schwierige Probleme mit Kunden auftreten – je mehr Erfahrung Sie dann haben, desto besser können Sie mit solchen Situationen umgehen.

Ob für Konfliktlösungen, guten Kundenservice oder einfach nur als positive Beispiele: Gesprächsaufzeichnungen sind von unschätzbarem Wert. So können Sie gezielt an Schwachstellen arbeiten – und schneller lernen, wie Sie in Zukunft ein erfolgreiches Gespräch führen können.

Außerdem können etwaige Probleme mit dem Protokoll oder eine nachlassende Leistung leicht erkannt und behoben werden. Unabhängig davon, wie Sie es einsetzen: Anrufaufzeichnungen sind ein äußerst nützliches Instrument zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit.

Sie können Ihr Telefon für die Aufzeichnung von Anrufen verwenden oder spezielle Tools wie: Aircall, Talkdesk, Callcap.

10. Überprüfen Sie Ihre Telefonnummer auf Spam

Es ist möglich, dass jemand Ihre Nummer veröffentlicht hat und dies der Grund für zu viele Spam-Anrufe ist (vielleicht eine staatliche Einrichtung?). Die gute Nachricht? Es gibt eine einfache Methode, um genau das zu überprüfen:

Geben Sie einfach die letzten 6 Ziffern Ihrer Telefonnummer mit Anführungszeichen in Google ein.

Wenn Sie einige Seiten finden, können Sie Ihre Nummer löschen lassen. Sie können zum Beispiel den Eigentümer kontaktieren oder melden, dass Ihre Daten ohne Erlaubnis verwendet werden.

Denken Sie daran, dass gemäß der DSGVO niemand Ihre Nummer ohne Ihre Erlaubnis veröffentlichen darf. Sie haben immer das Recht, die Löschung dieser Nummer zu verlangen (selbst wenn Sie diese Erlaubnis zuvor erteilt haben).

Vereinbaren Sie ein kostenloses 15-Minuten-Beratungsgespräch mit uns – und erfahren Sie, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können. Gehen Sie auf www.starbuero.de/beratungsgespraech und vereinbaren Sie ein kostenloses 15-minütiges Gespräch.

11. Integrieren Sie Ihren Online-Kalender auf allen Geräten

Meetings sind eines der wichtigsten Ergebnisse von Geschäftstelefonaten. Studien zeigen, dass das Ziel von fast 40 % aller Telefonanrufe darin besteht, ein Treffen mit einem potenziellen Kunden zu vereinbaren. Wahrscheinlich ist das auch in Ihrem Unternehmen der Fall, oder? Die Leute rufen Sie an, um wichtige Informationen zu erhalten – und wenn sie interessiert sind, möchten sie sich mit Ihnen treffen.

Besonders wichtig dabei? Der Aufbau eines guten Terminmanagementsystems. Deshalb empfehlen wir, mit einem guten Online-Kalender zu starten, der integriert ist mit …

• E-Mail: Wenn jemand Sie zu einem Treffen einlädt, wird dies automatisch zu Ihrem Kalender hinzugefügt.
• Telefon: Wenn jemand anruft, während Sie abwesend sind, können Sie einfach und schnell einen Termin vergeben.
• Computer: Wenn Sie arbeiten, legen Sie einen Termin fest, der dann auf anderen Geräten erscheint.

Ein guter Kalender kann Ihnen viel Zeit sparen und Fehler minimieren. Hier sind einige der besten Online-Tools, die Sie ausprobieren sollten:

• Google Kalender (kostenlos)
• Thunderbird Mailbox und Kalender + mobile App (kostenlos)
• Microsoft Outlook Kalender + mobile App

Übrigens: Unser Telefonservice starbuero.de kann ganz einfach in Ihren Kalender integriert werden – und unsere Assistenten können Ihre Termine verwalten. Mit dieser Funktion können Sie bis zu 2 Stunden pro Woche sparen.

III. Eingehende Anrufe optimieren

12. Eine begrenzte Telefonsprechzeit von 10 – 12 Uhr einführen

Vorteile:

• Keine Kosten
• Sie werden ausschließlich von Personen mit wichtigen Fällen zurückgerufen

Nachteile:

• Unprofessionell
• Sie verlieren potenzielle Kunden
• Dringende Angelegenheiten können nicht schnell bearbeitet werden

13. Eine Sekretärin einstellen

Vorteile:

• Volle Kontrolle durch direkte Zusammenarbeit
• Kundenzufriedenheit und Neukundengewinnung werden gesteigert
• Eine Sekretärin kann auch andere simple Aufgaben übernehmen, die nichts mit dem Telefon zu tun haben
• Eine Sekretärin kann „VIP-Kunden“, mit denen Sie persönlich reden möchten, direkt weiterleiten

Nachteile:

• Langer Einarbeitungsprozess
• Hohe Personalkosten (+2400 € pro Monat: Gehalt, Versicherung, Administrations- und Organisationskosten)
• Eine Sekretärin braucht Platz
• Unflexibel (Ausfall im Urlaub oder bei Krankheit)
• Begrenztes Arbeitspensum
• Muss geschult werden und On-the-Job lernen – kann aber jederzeit kündigen

14. Das Telefon ganz abschalten und per Band-Ansage um Kontaktaufnahme per E-Mail bitten

Vorteile:

• Keine Kosten
• Sie können die komplette Kommunikation an einem Ort organisieren (E-Mail)

Nachteile:

• Unprofessionell
• Sie verlieren potenzielle Kunden
• Laut Statistik hinterlassen mehr als 60 Prozent der Deutschen ungern eine Nachricht auf einem Anrufbeantworter
• Sie werden trotzdem Spam E-Mails bekommen, da keiner Ihre Nachrichten filtert

Tipp: Falls Sie diese Methode verwenden möchten, erstellen Sie eine spezielle E-Mail-Adresse mit Weiterleitung – Sie sind sich nicht sicher, ob Personen, die Sie anrufen, Ihre E-Mail nicht ohne Erlaubnis weitergeben.

15. Einen professionellen Telefonservice nutzen

Der Service ist einfach einzurichten und ersetzt praktisch ein richtiges Sekretariat: Wenn Sie in Ruhe arbeiten möchten, leiten Sie Anrufe ganz einfach an Ihren Telefonservice weiter. Dieser geht in Ihrem Namen ans Telefon, beantwortet Fragen und informiert Sie zu jedem Anruf sofort via App, SMS und auch E-Mail.

Vorteile:

• In 2 Minuten eingerichtet
• 24/7 Erreichbarkeit, flexibel (egal ob 2 oder 200 Anrufe)
• Steigerung der Kundenzufriedenheit und Neukundengewinnung
• Sie zahlen nur, was wirklich geleistet wird
• Jederzeit an- und ausstellbar
• Telefonservice kann wichtige Kunden direkt an Sie weiterleiten
• Telefonservice filtert unerwünschte Anrufe

Nachteile:

• Anrufe werden von unterschiedlichen Telefonagenten angenommen
• Bei besonders spezifischen Fragen kann ggf. nicht weitergeholfen werden

IV. Ausgehende Anrufe optimieren

16. Zeit für Telefonanrufe blocken

Henry schreibt in seinem Buch „The Accidental Creative“, dass eine der wichtigsten Produktivitätsregeln darin besteht, Aufgaben in „Blöcken“ zu verbinden – also ähnliche Aufgaben zusammen zu erledigen.

Warum das so wichtig ist? Weil Sie viel Zeit und Energie verlieren, wenn Sie die Art Ihrer Arbeit ständig ändern. Wenn man zum Beispiel mit Kunden spricht, wird ein anderer Teil des Gehirns aktiviert als beim Schreiben von Texten. Unser Gehirn braucht etwa 10–20 Minuten, um von einer Art von Aufgabe zur anderen zu wechseln. Wenn Sie einen Zeitrahmen (Block) festlegen, in dem Sie nur noch telefonieren, können Sie bis zu 4 Stunden pro Woche sparen.

17. Ausgehende Anrufe in der „Prime Time“

Untersuchungen haben gezeigt, dass mehr Menschen frühmorgens im Büro sind – und zwischen 9 und 12 Uhr am besten erreicht werden können. Ein Anruf zu dieser Zeit erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde den Hörer abnimmt.

Einige Studien haben sogar gezeigt, dass Kunden am Morgen eher bereit sind, positive Kaufentscheidungen zu treffen.

18. Planen Sie Ihre ausgehenden Anrufe

„Wer nicht plant, bereitet sich auf das Scheitern vor.“ – Benjamin Franklin

Notieren Sie sich vor dem Anruf das Hauptziel des Gesprächs – und die wichtigsten Punkte, die Sie ansprechen wollen. Das spart Ihnen und Ihrem Kunden viel Zeit, und Sie werden nichts vergessen.

Halten Sie das Gespräch freundlich, aber bestimmt auf Kurs – das hilft Ihnen, Ihre Zeit und die Ihres Kunden sinnvoll zu verwenden.

V. Kundenzufriedenheit verbessern

19. Seien Sie konsistent

Wie auch immer Sie Anrufe entgegennehmen, machen Sie dies zu einem Teil Ihres Markenzeichens – und stellen Sie sicher, dass es jedes Mal gleich ist. Außerdem sollten alle Mitarbeiter mit dem von Ihnen gewünschten Antwortstil vertraut sein.

Achten Sie bei der Bearbeitung von Anrufen also darauf, dass jeder im Unternehmen auf die gleiche Weise antwortet. Wenn Ihr Firmenname klar und deutlich zu hören ist und Sie jedes Mal freundlich und ansprechend klingen, wird sich der Kunde wohl fühlen (und eher bereit sein, ein Geschäft abzuschließen).

Wenn Sie starbuero.de nutzen, wird jedes Telefonat auf die gleiche, konsistente Weise beantwortet. Sie tippen einfach Ihre Einleitung ein und erhalten die freundlichste und professionellste Begrüßung in Ihrer Branche!

20. Seien Sie aufmerksam

Hören Sie zu, was Ihr Anrufer zu sagen hat – und schenken Sie ihm Ihre volle Aufmerksamkeit. Wiederholen Sie Namen, Telefonnummern und die Schreibweise von E-Mails, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind und bei der nächsten Kontaktaufnahme alles glatt läuft.

21. Sprechen Sie deutlich

Dies ist besonders wichtig, wenn die Leitung schlecht ist und es zu Verzerrungen kommt. Wenn Sie klar und deutlich sprechen, vermeiden Sie viele Wiederholungen und Zeitverschwendung am Telefon – und verhindern, dass Ihr Anrufer frustriert wird. 4 einfache Tipps, damit Sie deutlicher sprechen:

1. Sprechen Sie langsamer
2. Betonen Sie den letzten Laut des Wortes
3. Verwenden Sie ein gutes Mikrofon
4. Nehmen Sie Ihre Rede auf und analysieren Sie sie

Sie können einige einfache Übungen machen, um Ihr Sprechen zu verbessern.

TIPP: Je „weicher“ die Umgebung ist, desto besser klingen Sie. Wenn Sie z. B. viele Teppiche, Vorhänge und Stoffe statt leerer Wände, Fliesen etc. haben, klingen Sie besser am Telefon.

Bei starbuero.de finden wir immer die besten Assistenten für Sie. Wir verwenden auch die besten Geräte, um eine hohe Audioqualität zu gewährleisten. Und jeden Anruf, den wir entgegennehmen, nehmen wir persönlich entgegen!

22. Antwort innerhalb von drei Klingelzeichen

Dies ist eine übliche Erwartung in der Geschäftswelt und zeigt, dass Sie verfügbar und bereit für mehr Arbeit sind.

23. Einen Backup-Plan entwerfen

Was, wenn Sie nicht innerhalb von drei Klingelzeichen antworten können? Dann ist es wichtig, dass Sie einen Backup-Plan haben, um Ihre Anrufe entgegenzunehmen. Besprechungen, Termine, Familienzeit oder sogar Anrufe mitten in der Nacht erfordern eine effektive Lösung, um alle Anfragen potenzieller Kunden zu erfüllen.

Ihre Voicemail sollte professionell sein (d. h. nicht die Standard-Mobilfunkansage, die Ihr Anbieter standardmäßig liefert). Ihre Anrufer müssen wissen, dass sie die richtige Person oder das richtige Unternehmen erreicht haben – und darauf vertrauen können, dass ihre Nachricht angekommen ist.

Nehmen Sie also selbst eine nette Begrüßung auf. Oder noch besser: Besorgen Sie sich einen Assistenten, der den Anruf entgegennimmt, wenn Sie nicht können. starbuero.de bietet einen Live-Empfang rund um die Uhr (und nachts). Sie haben die volle Kontrolle und können den Service 24/7 nutzen oder automatische Weiterleitungen einrichten. Und das Beste? Sie können unseren Service jetzt kostenlos ausprobieren.

24. Kurze & knackige Begrüßung

Wenn Ihr Firmenname besonders lang ist oder Sie einen Slogan verwenden, sollten Sie nicht beides verwenden. Sie möchten erfahren, warum der Anrufer Ihr Unternehmen anruft und wie Sie ihm helfen können. Lange Begrüßungen können unbeholfen und skriptartig klingen und wertvolle Zeit kosten. Achten Sie darauf, dem Anrufer zuzuhören.

25. Rufen Sie zurück

Wenn Sie sagen, dass Sie zurückrufen werden, dann tun Sie das auch. Auch wenn Sie noch nicht die richtigen Informationen haben – rufen Sie Ihren Kunden einfach an, um ihm zu sagen, dass Sie noch keine Antwort haben.

Warum ist das so wichtig? Weil es dem Kunden zeigt, dass er oder sie geschätzt wird und dass Sie an den Kunden denken. Beachten Sie auch, dass einige Ihrer Anrufer (der älteren Generation) vielleicht kein Mobiltelefon haben und zu Hause auf Ihren Anruf warten.

26. Geben Sie jedem Anrufer das Gefühl, wichtig zu sein

Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Anrufers. Sorgen Sie dafür, dass Anrufer sich wohlfühlen – und lassen Sie sich auf ein Gespräch über ihre Bedürfnisse ein. Sammeln Sie Informationen, damit Sie Ihren Anrufer verstehen (und einen Einblick in Kaufgewohnheiten bekommen).

Versuchen Sie am besten, als Berater aufzutreten, der Kunden durch den schwierigen Kaufprozess führt. So fühlen sich Kunden wohl und gewinnen Vertrauen – und das erhöht bekanntlich die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch tatsächlich etwas bei Ihnen kaufen.

27. Lachen und Spaß haben!

Wir können dies nicht oft genug empfehlen – denn Freude lässt sich über das Telefon hören. Letztlich sind wir alle Menschen und treffen Entscheidungen auf der Grundlage von Emotionen. Unser Unterbewusstsein entscheidet, ob wir unserem Gegenüber vertrauen und ein Geschäft mit der Person machen möchten oder nicht. Deshalb ist ein guter Umgang mit Telefonanrufen so wichtig. Bitte lächeln! 😉

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